Utgifter som er dokumentert (legitimert) med originalbilag, kan dekkes trekkfritt forutsatt at utgiftene kun dekker mottakers utgifter, formål og navn fremkommer på bilaget, og originalbilaget vedlegges arbeidsgivers regnskap.
Når arbeidstaker mottar utgiftsrefusjon for hotell eller mat, har han ikke krav på nattillegg eller diettpenger.
For enkelte småutgifter som bompenger, parkometeravgift og lignende er det ikke nødvendig med originalbilag. Det holder at utgiften spesifiseres på reiseregningen eller et eget oppsett.
De legitimerte satsene gjelder for statsansatte. For arbeidstakere i private bedrifter er det ingen slik begrensning. Mange private bedrifter velger likevel å følge statens satser for legitimerte utgifter eller har ofte egne retningslinjer for dette.